Phần mềm quản lý nội dung (Content Management System) được phân thành 2 loại giải pháp khác nhau: Giải pháp quản lý xuất bản nội dung lên trang Web (Web CMS) và giải pháp cung cấp hạ tầng cho việc quản lý văn bản tài liệu trong công ty (DMS). Thêm vào đó là rất nhiều phần mềm quản lý luồng văn bản chuyên ngành như quản lý hồ sơ, hợp đồng, công văn... khiến cho quá trình đánh giá lựa chọn phần mềm CMS cần phải kỹ càng thấu đáo. Vì lý do này, chúng tôi soạn ra hướng dẫn này để cung cấp cho người mua những thông tin giúp quá trình đánh giá phần mềm hiệu quả hơn.
Trong chuyên mục này chúng tôi sẽ lần lượt đề cập: 
Phần mềm quản lý nội dung CMS là gì?
Giải pháp phần mềm CMS được sử dụng để tạo ra, sắp xếp và lưu trữ nội dung (văn bản, tài liệu, video, hình ảnh...) cho một doanh nghiệp. Từ "nội dung" ở đây bao hàm một số lượng lớn các bản ghi (cơ quan quản lý hộ tịch, ngày sinh tháng đẻ...) cho đến các công ty cần xử lý nhiều hóa đơn, văn bản tài liệu (file Word, Excel, PDF...) ... Hơn nữa, "nội dung" không chỉ đề cập đến các văn bản giấy tờ truyền thống, nó còn là các tệp văn bản kỹ thuật số, các nội dung bài viết trên các websites, hay cả các nội dung được tạo ra từ các phương tiện truyền thông xã hội.
Hệ thống quản trị nội dung CMS được chia thành 2 nhóm sản phẩm trên thị trường:
Quản lý nội dung trang web. Hệ thống quản lý nội dung cho các websites thường được gọi tắt là "Web CMS" hay "W-CMS". Phần mềm Web CMS giúp các tổ chức tạo ra và quản lý các tin bài (đăng hoặc chưa đăng) của một hay nhiều trang web. Nền tảng của các hệ thống W-CMS thường được thiết kế với các tính năng quản trị nội dung trên nền web, thêm vào đó là các ứng dụng diễn đàn, blog hay các gian hàng trực tuyến... để phù hợp với nhu cầu ứng dụng đa dạng của các tổ chức doanh nghiệp.
Quản lý văn bản, tài liệu. Phần mềm quản lý văn bản thường được gọi là DMS (Documents Management System) để phân biệt với Web-CMS. Phần mềm DMS giúp xử lý và quản lý các loại văn bản bằng giấy in hoặc dưới dạng điện tử. Nội dung của các văn bản này không hướng tới công chúng rộng rãi. Đó thường là các văn bản lưu hành trong nội bộ công ty (các bản báo cáo) hoặc là các tài liệu dành cho khách hàng và đối tác (hồ sơ thầu, báo giá, hợp đồng, hóa đơn...).
Các ứng dụng phần mềm quản lý nội dung CMS
Đa số các phần mềm CMS trên thị trường đều là các bộ phần mềm CMS tích hợp tổng thể (nghĩa là tích hợp nhiều ứng dụng CMS thành một bộ), một số khác là các phần mềm CMS chuyên dụng. Dưới đây chúng tôi liệt kê ra các loại phần mềm CMS có thể tồn tại dưới dạng phần mềm độc lập hoặc là một phân hệ trong bộ giải pháp CMS tổng thể.
Hơn nữa, do mỗi loại phần mềm Web-CMS và DMS được thiết kế để quản lý các loại nội dung khác nhau, cho nên chúng có các ứng dụng khác nhau bên trong. Dưới đây là các loại ứng dụng cho mỗi loại phần mềm CMS:
Phần mềm quản lý nội dung website (Web-CMS)
| Ứng dụng |
Mô tả |
| Xuất bản-đăng tin bài |
Tạo điều kiện cho việc sáng tác và đăng tin bài lên các trang web của công ty. Các tính năng quan trọng bao gồm trình soạn thảo văn bản, tạo và quản lý các mô-đun, quản trị mô-đun blog và quản lý luồng công việc. |
| E-commerce |
Mô-đun quản lý thương mại điện tử giúp doanh nghiệp tạo ra và duy trì một cửa hàng online |
| E-forms |
Biểu mẫu điện tử giúp nhà quản trị web tạo ra các nội dung giao dịch. Đó là hệ thống các biểu mẫu (form), các nút call-to-action đế cho người dùng điền dữ liệu nhằm đạt được một yêu cầu, hoặc hướng dẫn người dùng tiến hành các thao tác giao dịch mua hàng trực tuyến. |
| Mạng xã hội |
Cho phép độc giả tương tác với nội dung của các tin bài đã được đăng lên trang web. Các chức năng tương tác quan trọng bao gồm bình luận, chia sẻ... |
| Mạng Intranet |
Phần mềm Web-CMS cũng có thể được sử dụng để tạo ra một trang web nội bộ (cổng thông tin điện tử/web portal, văn phòng điện tử/web office) giúp thực hiện công tác truyền thông nội bộ trong công ty, tập đoàn.. |
Phần mềm quản lý văn bản (DMS)
| Tính năng |
Mô tả |
| Quét chụp và xử lý văn bản số |
Cho phép quét chụp các văn bản, tài liệu, hình ảnh giấy rồi chuyển chúng thành các định dạng kỹ thuật số khác nhau. |
| Quản lý tài sản kỹ thuật số |
Cho phép tải lên, sắp xếp và lưu trữ các phương tiện truyền thông đại chúng của công ty, chẳng hạn như hình ảnh, video. |
| Case management |
Giúp người dùng tạo ra các văn bản cung cấp cho các quy trình nghiệp vụ trong công ty như đơn khiếu nại, hồ sơ gọi/dự thầu... Chức năng quản lý luồng văn bản tự động xử lý quy trình từ khi tạo tài liệu, tự động
Helps you create documents for a business process, such as a claim, proposal, request or complaint. Workflow functions automate the process by generating forms, auto-populating fields and allowing for review and approvals. |
| Quản lý hợp đồng |
Giúp theo dõi và tự động tạo nội dung giao dịch như vậy là thế chấp, các biểu mẫu và hợp đồng kinh tế loại hình kinh doanh và các hợp đồng, SUỐT vòng đời tài liệu.
Helps track and automate transactional content, such as mortgages, forms and commercial contracts, throughout the document lifecycle. |
| Quản lý các bản ghi |
Giúp các doanh nghiệp tổ chức sắp xếp, di chuyển, lưu trữ và truy vấn các văn bản tài liệu mỗi khi cần |
| Quản lý quy trình nghiệp vụ |
Hỗ trợ các tính năng quản lý văn bản tài liệu nâng cao giúp doanh nghiệp tập trung quản lý tài liệu với khối lượng lớn bằng các chức năng quản lý văn bản chuyên sâu hơn. Đó là giải pháp DMS được tích hợp thêm các các công cụ quản lý luồng công việc và phân tích dữ liệu kinh doanh (business intelligence). |
| Báo cáo & phân tích |
Giúp nhà quản lý nhận diện và trình bày các chỉ số quan trọng kết xuất ra từ nội dung không được tổ chức của công ty. Chức năng này cũng hỗ trợ xuất ra các báo cáo tuân thủ quy định, thông tư, luật lệ của Chính phủ. |
Phần mềm quản lý nội dung doanh nghiệp tổng thể (ECM) là gì?
Người mua tìm kiếm các giải pháp quản lý nội dung thường sẽ bắt gặp thuật ngữ "phần mềm quản lý nội dung doanh nghiệp tổng thể", "phần mềm ECM" hay "enterprise content management", và một loạt các ứng dụng phần mềm thuộc phạm vi này. Phần mềm ECM chính là bộ giải pháp phần mềm CMS được thiết kế cho các tổ chức quy mô lớn có nhu cầu quản trị nội dung đa dạng và phức tạp.
Có một số cách nhìn nhận khác nhau về công cụ quản lý nội dung doanh nghiệp như sau:
ECM cho các công ty lớn. "Giải pháp ECM doanh nghiệp" là một thuật ngữ chỉ bộ giải pháp phần mềm tổng thể ứng dụng cho các công ty quy mô lớn (đối lập với các giải pháp dành cho các doanh ngiệp vừa và nhỏ SME). Một công ty lớn thường sản sinh ra một khối lượng nội dung khổng lồ và do đó sẽ yêu cầu nhiều tính năng tích hợp liền mạch với nhau. Còn "nhà cung cấp giải pháp doanh nghiệp" là các nhà cung cấp có nhiều kinh nghiệm và có sẵn một hệ thống phần mềm CMS tích hợp có thể xử lý nhu cầu quản lý nội dung với khối lượng lớn. Trong một số trường hợp nhất định, các doanh nghiệp nhỏ có mô hình kinh doanh đặt nội dung làm trọng tâm (content-centric) vẫn có thể chọn một giải pháp ECM, đặc biệt là kể từ khi có một số nhà cung cấp ECM có cấu trúc giá mới và giao diện dành riêng cho các SME.
ECM trên quy mô toàn công ty. "Giải pháp doanh nghiệp" cũng có thể chỉ một doanh nghiệp tiến hành tái cấu trúc để các phòng ban có thể thống nhất làm việc cùng nhau theo định hướng chiến lược kinh doanh hợp nhất. Do đó, ECM có thể được hiểu là bộ giải pháp cho toàn công ty, trái ngược với phần mềm CMS được thiết kế chuyên dụng cho các bộ phận chưc năng. Ngoài ra, ECM có thể được nhắc tới như là định hướng chiến lược trên toàn công ty hoặc là một bộ quy trình nghiệp vụ tốt nhất cho việc quản lý nội dung doanh nghiệp.
DMS liên kết. Cuối cùng, hầu hết các chuyên gia mà chúng tôi đã trao đổi đều đồng ý rằng "quản lý nội dung doanh nghiệp" là một giải pháp tích hợp mạnh mẽ giữa các ứng dụng quản lý văn bản bên trong nó. Do đó, các giải pháp ECM ít khi giao tiếp hoặc tích hợp được với các phần mềm Web-CMS hoặc các phần mềm quản lý trang web.
Ví dụ điển hình về ứng dụng phần mềm CMS trong quản lý nội dung doanh nghiệp
Ví dụ bạn đang làm việc cho công ty quản lý một chuỗi các phòng tập gym, nơi mà các dữ liệu kinh doanh (CRM) nằm phân tán ở các cơ sở. Hãy nói rằng bạn làm việc cho một chuỗi phòng tập thể dục rộng, ở đâu nội dung của công ty được phân phối Hiện nay betweens máy tính cá nhân người lao động "tại phòng tập thể dục địa phương, trong hồ sơ điện tử trên các máy chủ của công ty và tập trung trong quản lý quan hệ khách hàng của hệ thống (CRM). Khi một khách hàng gọi để phàn nàn về dịch vụ, tương tác khách hàng này có nguy cơ bị mắc kẹt trong hòm thư email, trong cuốn sổ ghi chép hoặc trong trí nhớ của nhân viên. Như vậy, mỗi lần khách hàng gọi điện sẽ lại là một lần giao dịch mới, sẽ lại đặt lại các câu hỏi cũ tương tác qua Might Be bị mắc kẹt trong hộp thư email của ai đó, trong giấy ghi chú hoặc chỉ sử dụng trong 'kỷ niệm. VẬY, ngay cả khi khách hàng ĐÃ gọi là hết hạn được tính trước đó, Bạn có thể-phải bắt đầu lại Mỗi khi một cuộc gọi của khách hàng, tất cả mà sẽ làm chậm sau khi giải quyết....
Doanh nghiệp bạn cần loại CMS nào?
Trước khi lọc tìm kiếm ra danh sách các phần mềm để so sánh và đánh giá, bạn cần phải xác định mình thuộc tuýp người mua nào. Hầu hết các doanh nghiệp ứng dụng CMS đều tìm kiếm các mục tiêu sau:
Chuyển đổi quản lý văn bản giấy tờ sang định dạng số. Nhiều doanh nghiệp nhỏ lần đầu tiên ứng dụng phần mềm CMS đều đang sử dụng các phần mềm soạn thảo văn bản như Microsoft Word và Excel... Họ sử dụng máy tính văn phòng để quản lý và lưu trữ các tập tin trong các máy tính hoặc in ra các bản cứng để quản lý theo các mục đích riêng. Khi phát triển đến một quy mô nhất định, các doanh ngiệp này bắt đầu tìm kiếm giải pháp để số hóa các hồ sơ cứng và hiện đại hóa quy trình tổ chức và sắp xếp các tài liệu.
Doanh nghiệp lớn. Các doanh nghiệp lớn có xu hướng có nhiều hệ thống phần mềm mà cần phải tương tác với CMS, và thường yêu cầu tùy chỉnh và mở rộng phần mềm. Họ cũng có thể có các phòng ban khác nhau đã sử dụng các giải pháp CMS tản mát, và muốn có một giải pháp CMS tổng thể để thay thế các phần mềm cấp phòng ban. Nhìn chung, các công ty luôn coi trọng vấn đề an ninh thông tin, xây dựng nên một quy trình thống nhất bên trong toàn bộ tổ chức và xuất ra các báo cáo phân tích nhằm cải thiện quy trình kinh doanh. Những doanh nghiệp này thường sẽ cần một giải pháp quản lý nội dung cấp độ doanh nghiệp.
Phòng ban mua phần mềm. Mộ số doanh nghiệp chỉ cần mua phần mềm CMS cho một phòng ban nào đó. Ví dụ, phòng nhân sự thường yêu cầu một phần mềm có khả năng quản lý thông tin bí mật của một số nhân viên và giúp họ đào tạo và đón tiếp nhân viên mới vào. Trong khi đó, bộ phận kinh doanh lại có thể cần các ứng dụng tích hợp với phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM (Salesforce chẳng hạn) để phục vụ cho hoạt động bán hàng, dịch vụ khách hàng.
Ngành nghề có quy định chặt chẽ. Các ngành nghề có quy định chặt chẽ như ngân hàng, y tế và chính phủ thường có những tôn chỉ nghiêm ngặt để bảo vệ các hồ sơ nhạy cảm. Các tổ chức này cngx có nhưng yêu cầu cao về khản năng báo cáo của phần mềm. Có một số giải pháp CMS đặc thù chuyên biệt cho các ngành nghề kiểm soát tuân thủ, kiểm toán, thanh tra.
Xây dựng website với các tính năng mạnh mẽ. Một số tổ chức tìm kiếm phần mềm quản trị nội dung web để tạo ra các trang web cho công ty của họ, trong khi số khác lại mong muốn tích hợp tính năng thương mại diện tử, marketing và quản lý bán hàng trên webite của doanh nghiệp. Các công ty này rất muốn có một công cụ Web CMS với các tính năng mới nhất để hấp dẫn người dùng online.
Các mô hình triển khai phần mềm CMS
Triển khai phần mềm CMS thường rơi vào 2 mô hình sau:
| Mô hình triển khai |
Mô tảN |
Nhà cung cấp |
| Phần mềm CMS online (phần mềm dịch vụ) |
Doanh nghiệp ứng dụng sẽ trả cho nhà cung cấp các khoản phí thuê bao hàng tháng, hàng năm được tính toán dựa trên số lượng người dùng hay theo dung lượng dữ liệu lưu trữ (tiered fee). Với mô hình CMS điện toán đám mây, công việc duy trì và sao lưu dữ liệu sẽ được NCC đảm trách. Ngoài ra, mọi phiên bản cập nhật, nâng cấp sẽ diễn ra tự động và người sử dụng sẽ không phải trả thêm bất kỳ khoản phí nào. |
... |
| Mua bản quyền phần mềm |
Người mua sẽ thanh toán một lần cho nhà cung cấp khoản phi mua bản quyền phần mềm theo số lượng người dùng hoặc theo số lượng cài đặt trên máy tính. Một số phần mềm cho phép nhiều người dùng trên 1 bản quyền, số khác thu thêm một khoản phí nếu có thêm người dùng. Ngoài ra, phí triển khai, đào tạo, nâng cấp thường là các khoản phí độc lập với chi phí bản quyền. |
eDocman, |
Xu thế thị trường
Khi đánh giá phần mềm CMS bạn nên ghi nhớ các xu hướng sau đây:
Phần mềm CMS điện toán đám mây. Hầu hết các giải pháp quản lý tài liệu và nội dung website hiện nay được triển khai theo mô hình cài đặt tại chỗ (máy trạm-máy chủ). Hiện nay chưa có nhà phát triển Việt Nam nào cung cấp dịch vụ quản lý quản lý tài liệu và nội dung web trên nền web. Tuy nhiên qua tiếp xúc với nhiều nhà cung cấp chúng tôi nhận thấy có nhiều nhà cung cấp đang phát triển phần mềm CMS online song song với các hệ thống phần mềm hiện có.
Khả năng tương tác và cộng tác. Ngày nay tại một số tổ chức, nội dung thường được tạo ra bởi nhiều tác giả-có nghĩa là những đồng nghiệp cần đến công cụ để chia sẻ bình-thảo luận khi cùng tham gia viết bài. Ví dụ, Microsoft Sharepoint đã mua lại công cụ chat Yammer. Số lượng đăng ký tài khoản Yammer tăng 55% chỉ ra rằng xu hướng tích hợp các công cụ tương tác xã hội và khả năng cộng tác vào phần mềm CMS đang dần trở thành xu thế ngày càng trở nên cần thiết.
Đánh giá một phần mềm quản lý nội dung CMS thực sự là một nhiệm vụ không dễ dàng. Do vậy người mua nên trang bị cho mình các chiến thuật để chọn ra phần mềm CMS tốt. Có rất nhiều biến số liên quan đến phần mềm CMS đáng để xem xét, và phạm vi lựa chọn thì có đến vài chục sản phẩm trên thị trường. Các phương pháp đánh giá tốt nhất là tham khảo các nhận xét của các khách hàng của từng nhà cung cấp, tìm kiếm tư vấn đánh giá từ các chuyên gia, đánh giá sức sống cũng như khả năng cạnh tranh của NCC trên thị trường, và cuối cùng là chuẩn bị một bộ hồ sơ gọi thầu chất lượng.
Lợi ích của phần mềm CMS và các vấn đề đáng lưu ý
Các tổ chức nếu ứng dụng thành công phần mềm quản trị nội dung CMS sẽ cụ thể hóa được các lợi ích sau:
- Duy trì một hệ thống tài liệu an toàn, có khả năng báo cáo tuân thủ với các quy định, thông tu, tiêu chuẩn của chính phủ.
- Dễ dàng chụp quét, sao chép và xuất ra thành các bản ghi kỹ thuật số nhằm đăng tải công bố cũng như phục vụ công việc lưu trữ.
- Tự động sắp xếp các vấn đề và khiếu nại để đảm bảo quy trình xử lý chúng được liền mạch và hợp lý.
- Khách hàng và các độc giả sẽ cam kết hơn với công ty thông qua các công cụ tương tác trên trang web.
Các công ty KHÔNG nhận được các lợi ích cốt lõi của phần mềm CMS thường rơi vào các trường hợp sau:
- Chọn phần mềm quản lý văn bản DMS mà không nghiên cứu bám sát thông lệ quản lý văn bản hiện tại (cách mọi người đang tạo ra, chia sẻ và lưu trữ nội dung của doanh nghiệp)
- Thất bại trong việc đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm đúng cách, đặc biệt trong giai đoạn triển khai ứng dụng hệ thống quản lý giấy tờ văn bản mới
- Cẩu thả hoặc hờ hững trong việc đầu tư vào việc tùy chỉnh phần mềm CMS sao cho nó được tích hợp liền mạch với các quy trình nghiệp vụ kinh doanh của công ty.
Chuyên mục này theo bạn cần phải cải thiện điều gì? Hãy
gửi email cho tác giả!
Chúng tôi rất trân trọng và cảm ơn ý kiến phản hồi của bạn!
