So sánh phần mềm quản lý kênh phân phối, đại lý bán buôn

Tổng quan phần mềm quản lý hệ thống kênh phân phối

Nhà phân phối là trung gian trong chuỗi cung ứng hàng hóa đóng vai trò kết nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng cuối cùng. Họ phải theo dõi hàng hóa và các chính sách kinh doanh cho nhiều nhà cung cấp, các đại lý và người tiêu dùng, từ việc đặt hàng tiết kiệm (quản trị dự trữ) cho đến quảng cáo phối hợp (Co-op Advertising)...

Tính phức tạp trong mô hình kinh doanh phân phối được thể hiện qua số lượng dồi dào các nhà cung cấp phần mềm phân phối trên thị trường. Do vậy, chúng tôi soạn ra cẩm nang hướng dẫn này để giúp doanh nghiệp ứng dụng hiểu rõ về phần mềm của các nhà cung cấp để chọn mua được giải pháp phù hợp với thực tiễn kinh doanh của mình.

Trong chuyên mục này chúng tôi sẽ lần lượt đề cập:

• Phần mềm quản lý kênh phân phối là gì?
• Các mô-đun phần mềm quan trọng
• Doanh nghiệp bạn cần loại phần mềm nào?
• Xu thế thị trường
• Lợi ích và các vấn đề cần coi xét

Phần mềm quản lý kênh đại lý phân phối là gì?

Phần mềm quản lý kênh phân phối là tập hợp các ứng dụng phần mềm giúp điều hành hoạt động phân phối bán sỉ như quản lý đơn đặt hàng, quản lý hàng tồn kho, kế toán phân phối, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý thu mua, quản lý kho bãi, và các nghiệp vụ quản lý bán buôn bán lẻ... Các nhà kinh doanh hệ thống phân phối nhỏ có thể sử dụng chức năng kế toán, quản lý hàng tồn kho căn bản, còn các hệ thống phân phối có nhiều điểm phân phối (DCs) thì yêu cầu các chức năng đặc biệt được tích hợp sẵn trong hệ thống phần mềm quản lý phân phối (ERP phân phối).

Phần mềm quản lý đại lý phân phối là giải pháp thường được dùng cho nhiều phòng ban trong doanh nghiệp phân phối như kế toán, thu mua, quản lý kho bãi, hàng tồn kho, quản lý báo giá và đơn đặt hàng, logistics (bốc dỡ, bốc xếp và vận chuyển hàng hóa), Electronic Data Interchange (E.D.I.) và cả bộ phận bán hàng nữa. Các bộ phận này sử dụng phần mềm phân phối để lên kế hoạch mua hàng, nhập hàng, lưu kho rồi bán cho các nhà phân phối cấp dưới, các cửa hàng bán lẻ hoặc trực tiếp cho người tiêu dùng.

Các nhà phân phối nhỏ có thể sử dụng tính năng quản lý hàng tồn và kế toán đơn giản của phần mềm kế toán Misa, Fast... Còn các hệ thống, trung tâm phân phối lớn (DC’s, hay 3PL’s) thường rất cần một bộ phần mềm phân phối tích hợp với các chức năng và tính năng quản lý phân phối mạnh mẽ như Microsoft NAV-X chẳng hạn.

Các phân hệ tiêu biểu của phần mềm quản lý kênh phân phối

Doanh nghiệp bạn cần loại phần mềm quản lý phân phối nào?

Trước khi đánh giá một phần mềm quản lý bán hàng theo mô hình phân phối, bạn cần phải xác định rõ doanh nghiệp bạn cần loại phần mềm nào. Đa số các doanh nghiệp ứng dụng đều rơi vào một tron bốn loại sau:

Bộ giải pháp quản lý kênh phân phối tổng thể. Là những người mua đánh giá cao khả năng tích hợp liền mạch dữ liệu và quy trình nghiệp vụ giữa các mô-đun với nhau và trở thành bộ ERP phân phối tích hợp. Thông thường bộ giải pháp phân phối tổng thể bao gồm các phân hệ kế toán, CRM, quản lý hàng tồn kho, tính năng tự động chuyển báo giá thành đơn đặt hàng, rồi tạo ra danh sách hàng hóa cần bốc dỡ, in tem thông tin vận chuyển, và xuất hóa đơn... Những doanh nghiệp này thường đánh giá cao các bộ giải pháp phần mềm phân phối đầy đủ như Oracle, SAP, Sage ERP hoặc Microsoft Dynamics AX.

Doanh nghiệp vận hành chuỗi hệ thống kho hàng. Các công ty này này vận hành rất nhiều nhà xưởng, kho hàng và có nhu cầu theo dõi và cân bằng hàng tồn kho giữa các vùng địa lý. Do vậy họ cần loại phần mềm có thể cân bằng hàng tồn liên kho hàng trong khi vẫn đảm bảo hàng hóa được lưu kho gần với nơi khách hàng tiềm năng sinh sống. Giải pháp phần mềm phân phối họ cần phải có khả năng cung cấp những dữ liệu báo cáo kinh doanh trên toàn hệ thống kinh doanh cũng như chi tiết từng nghiệp vụ của các phòng ban. Ứng dụng này cũng phải quản lý các nhà cung cấp và khách hàng hiệu quả, luôn đảm bảo nguồn cầu từ NCC và nguồn cung cho khách hàng cho dù đơn đặt hàng có thể đến từ nhiều vùng địa lý khác nhau.

Phòng ban ứng dụng phần mềm. Kiểu khách hàng này thường là các doanh nghiệp có mạng lưới phân phối hàng hóa trong nội bộ hệ thống kinh doanh của mình. Hàng hóa làm ra thường được cung ứng cho các điểm bán hàng của doanh nghiệp, tuy nhiên họ cũng phải cạnh tranh với nhiều nhà cung cấp khác, đối mặt với các vấn đề hàng tồn kho, cạnh tranh để thu hút những khách hàng doanh nghiệp, cân nhắc lựa chọn dịch vụ vận chuyển thuê ngoài như bất kỳ nhà kinh doanh phân phối thương mại nào khác. Chính vì vậy, các doanh nghiệp phân phối này thường đánh giá cao phần mềm quản lý mô hình kinh doanh bán buôn để phục vụ cho các phòng ban nội bộ trong công ty.  

Doanh nghiệp nhỏ mua phần mềm. Là các doanh nghiệp phân phối hàng hóa cấp địa phương cho nhà cung ứng hàng hóa ở quy mô lớn hơn, các doanh nghiệp kinh doanh theo mô hình bán buôn, hoặc các doanh nghiệp lớn khai thác mảng kinh doanh phân phối hàng hóa. Các đại lý phân phối này thường được phân công một lượng khách hàng và nhà cung cấp theo khu vực địa lý. Họ cũng có thể là các đơn vị phân phối nhỏ cho một vài mặt hàng, linh kiện lắp giáp thay thế cho nhà sản xuất nào đó và đang gặp phải các vấn đề quản lý giống như các nhà phân phối quy mô lớn... Các doanh nghiệp này thường sử dụng phần mềm excel để quản lý hoặc ứng dụng phần mềm kế toán phân phối như Peachtree, 1C bán lẻ 8...

Xu thế thị trường cần nắm bắt

Trong thời đại của sản phẩm thiết kế theo yêu cầu, sản xuất tại nơi khách hàng, vận chuyển xuyên đêm, xóa bỏ giao dịch qua internet... thì ngành cung ứng và phân phối nguyên liệu hàng hóa đang bị đặt dưới áp lực luôn phải củng cố khả năng cung ứng hàng hóa và tăng năng suất công việc. Một trong những cách nhà kinh doanh phân phối có thể làm là sử dụng các tính năng tiên tiến của phần mềm để giải quyết các nghiệp vụ phân phối hàng hóa. 

Tổng chi phí logistics. Theo truyền thống, giá trị hàng tồn kho được tính bằng đơn giá sản phẩm cộng với chi phí vận chuyển. Chi phí logistics tổng hợp (total logistics cost) sẽ gộp tất cả các chi phí liên quan đến mua hàng, vận chuyển và lưu kho. Nếu tính chi tết hơn thì phí TLC bao gồm các loại phí như phí nhân công, phí không gian hàng hóa và nhiều chi phí phân bổ từ các phòng ban khác. Ví dụ, cùng có trọng lượng như nhau nhưng mặt hàng này cồng kềnh hơn mặt hàng kia, thì mặt to hơn sẽ tốn nhiều không gian lưu trữ và qua đó sẽ có chi phí hậu cần (TLC) cao hơn.

Pick to light. Nhận dạng, bốc dỡ sản phẩm bằng ánh sáng (PTL) là công nghệ nhanh gọn và ít tốn kém nhất. Thay vì phải in ra danh sách các mặt hàng cần bốc dỡ và vô kho tìm lấy ra, một chùm các tia sáng phát ra từ thiết bị lắp trên trần hoặc trên kệ cho phép nhân viên bốc dỡ xác định vị trí của mặt hàng để lấy hàng đi giao. Màn hình kỹ thuật số trên kệ sẽ cho bạn biết số lượng các mặt hàng sẵn sàng. Công nghệ PTL nếu được tích hợp trong phần mềm quản lý hệ thống kho bãi và hàng tồn kho sẽ giúp cắt giảm chi phí vận hành kho cho doanh nghiệp ứng dụng.

Quản lý hàng hóa thông minh. Công nghệ in-quét mã vạch một chiều để nhận diện sản phẩm đã được sử dụng từ lâu trong sản xuất, phân phối. Một số phần mềm tiên tiến hiện nay cho phép tích hợp hệ thống nhận diện sản phẩm bằng sóng radio (RFID), công nghệ này cho phép quét, đọc hàng hóa từ xa và giúp cho công việc kiểm kê hàng hóa trở nên nhẹ nhàng hơn. Một số phần mềm khác cũng sử dụng công nghệ mã vạch hai chiều (QR code) để giúp nhân viên và khách hàng tham khảo thông tin sản phẩm, xuất xứ nguồn gốc thay vì chỉ hỗ trợ chức năng quét và nhận diện sản phẩm như trước kia.

Phân tích lý lịch hàng hóa. Tính năng phân tích thông tin sản phẩm (slotting analysis) sử dụng các thông tin hàng tồn hiện tại, xu hướng bốc dỡ trong quá khứ và không gian nhà kho và kệ hàng để xác định ra phương án sắp xếp, lưu kho hàng hóa một cách tối ưu và kinh tế nhất. Lý lịch hàng hóa cũng đảm bảo rằng các mặt hàng nguy hiểm không được cất trữ cùng nhau, ví dụ chất amoniac được xếp cùng clo là vi phạm quy định an toàn và doanh nghiệp sẽ không được bảo hiểm hỏng hóc khi có phản ứng giữa hai chất này xảy ra.

Lợi ích và các vấn đề cần xem xét

Nhà kinh doanh phân phối rất muốn ứng dụng phần mềm để giảm áp lực trước những nghiệp vụ phức tạp trong quy trình phân phối hàng hóa. Tuy nhiên, họ cần phải nhìn thấy những lợi ích cụ thể trước khi bỏ tiền đầu tư hệ thống phần mềm.

Giảm chi phí dịch vụ hậu cần. Do phần mềm quản lý phân phối giúp nhà quản lý có được cái nhìn thực tế về các chi phí trong quản lý hàng tồn kho, những chi phí nhỏ nhặt không nhận thức và kiểm soát được sẽ góp phần làm tăng chi phí lưu kho tổng thể. Ví dụ, nhà quản lý kho có thể quyết định mua một sản phẩm có giá cao hơn một chút, nhưng bù lại có kích thước bao bì nhỏ gọn đáng kể, do đó sẽ tiết kiệm được chi phí lưu kho hơn.

Gia tăng lợi nhuận. Bằng cách kết hợp, phân tích thông tin chi phí logistics TLC và lý lịch sản phẩm, những hàng hóa hay được bốc dỡ cùng nhau sẽ được bốc xếp gần nhau. Điều này giúp giảm chi phí nhân công liên quan đến bốc dỡ hàng hóa, mặc dù chi phí cho mỗi công nhân bốc xếp là không đổi.

Cải thiện dịch vụ khách hàng. Nhằm hỗ trợ thực hiện đơn hàng nhanh chóng và chính xác hơn, phân hệ quản lý hàng tồn kho nếu được kết hợp với phần mềm CRM và ứng dụng quản lý đơn hàng để hoạch đinh ra nhu cầu của khách hàng, cung cấp các đơn hàng gợi ý, sản phẩm liên quan để hỗ trợ nhân viên sales bán được nhiều hàng hóa hơn cho khách. Thật là lý tưởng nếu phần mềm quản lý phân phối của bạn giao tiếp trực tiếp với ứng dụng đặt hàng của khách hàng cho phép các đơn hàng được thực hiện và xử lý một cách tự động và nhanh chóng.

Cải thiện quan hệ với nhà cung cấp. Nhà phân phối có thể sử dụng các báo cáo, thông tin phân tích từ phân hệ quản lý hàng hóa để trở thành khách hàng tốt hơn đối với nhà cung cấp của mình bằng cách phân tích xu hướng trong quá khứ để tránh các thay đổi giữa chừng trong quá trình thực hiện đơn hàng. Đơn đặt hàng thực hiện chuẩn xác sẽ giúp quy trình nhập hàng, lưu kho diễn ra thuận tiện cho cả nhà cung cấp và bên nhận hàng.

Giảm thiếu chi phí tuân thủ. Nhiều nhà phân phối cần phải tuân thủ các quy định chặt chẽ của Chính phủ cũng như các công ty bảo hiểm đối với hàng hóa, nguyên vật liệu lưu kho. Phần mềm quản lý kênh phân phối tiên tiến thường trang bị cho nhà vận hành kho công cụ tra cứu văn bản hướng dẫn mỗi khi đặt mua hoặc nhận một đơn hàng để phòng tránh các rủi ro trên.

Thời gian trễ. Đây là vấn đề lớn nhất của phần mềm quản lý hệ thống phân phối. Cho dù các mô-đun phần mềm đều được tích hợp liền mạch thì hệ thống vẫn cần có thời gian xử lý và ghi nhận các nghiệp vụ phức tạp trong quy trình bán hàng phân phối. Điều này có thể dẫn tới các quyết định thiếu chính xác. Hầu hết các hệ thống phần mềm khi viết ra đều mặc định rằng mọi thao tác khi được thực hiện đều được truyền đi tức thì, nhưng thực tế thì lại diễn ra rất khác. Ví dụ, khi xử lý một đơn hàng, lý tưởng mà nói, số lượng hàng hóa trong đơn hàng đó phải được trừ vào kho hàng xuất và giá trị của nó sẽ được bút toán tại khoản phải trả trong sổ cái. Nhưng thực tế xảy ra có thể khác đi, khi đơn hàng được nhập vào thì hàng hóa xuất đi sẽ được gán nhãn "khoanh trú", danh sách hàng hóa bốc dỡ được in ra, tiếp theo hàng hóa sẽ được bốc dỡ và chất xếp lên xe. Nếu phương thức vận chuyển là FOB tại kho xuất thì ngay sau khi hàng hóa được bốc dỡ thì hàng tồn kho sẽ được trừ đi. Còn nếu hàng hóa được giao theo phương thức FOB tại kho nhận thì thời gian cập nhật hàng tồn kho sẽ bị trễ đi và có thể có thể ảnh hưởng tới dòng tiền của doanh nghiệp.

Chi phí đầu tư. Các phần mềm quản lý đại lý phân phối cơ bản thường ứng dụng máy quét mã vạch. Hệ thống kho bãi lớn khi ứng dụng phần mềm phải đi kèm nhiều chi phí đầu tư vào thiết bị hạ tầng, thậm chí, mỗi lô, kệ đều phải có các thiết bị phần cứng được lắp đặt.

(*)
"Phân tích thông tin lý lịch sản phẩm" (product slotting analysis) là quá trình sử dụng dữ liệu liên quan đến một sản phẩm (chất liệu, thuộc tính, mục đích sử dụng...) rồi kết hợp với thông tin của các sản phẩm khác cùng được lưu trữ trong kho, qua đó xác định vị trí lưu kho, điều kiện bảo quản tốt nhất dựa trên các công cụ phân tích thông tin nguyên vật liệu có sẵn.