Trong cẩm nang này chúng tôi sẽ lần lượt đề cập:
Các tính năng quan trọng của phần mềm đặt phòng khách sạn
Phần mềm đặt phòng khách sạn có một số số chức năng tương tự trang web đặt phòng khách sạn, bao gồm việc theo dõi biểu giá phòng, sơ đồ khai thác phòng và lưu trữ thông tin hồ sơ khách hàng. Các hệ thống này cũng tích hợp với các hệ thống đặt phòng của các kênh bán hàng đối tác sao cho thông tin các phòng trống luôn sẵn sàng để cho khách có thể đặt phòng ở bất kỳ đâu. Các kênh bán hàng đối tác gồm có hệ thống phân phối toàn cầu (GDS), các văn phòng du lịch trực tuyến (OTA), các trang web đặt phòng trực tuyến (IDS) và trung tâm đặt phòng qua điện thoại. Cuối cùng, hầu hết các hệ thống đặt phòng có thể kết nối với một mô-đun quản lý tài sản - phân hệ được sử dụng trong việc quản lý các hoạt động vận hành hàng ngày của khách sạn.
Dưới đây là danh sách các tính năng phổ biến nhất của phần mềm đặt phòng khách sạn:
| Tính năng |
Mô tả |
| Theo dõi đặt phòng |
Tính năng cho phép nhập và theo dõi thông tin khai thác phòng trong giao diện kế hoạch phòng hay còn gọi là sơ đồ khai thác phòng. Đó là một bảng các ô mã màu có khả năng tự động thay đổi màu sắc tương ứng với trạng thái sử dụng của các phòng (phòng đặt, phòng đã check-in, phòng trống...). Một số phần mềm bao gồm khả năng tra cứu nguồn gốc đặt phòng. Ví dụ: nguồn website của khách sạn, đầu mối từ văn phòng du lịch online, hay GDS... |
| Quản lý biểu giá phòng khách sạn |
Giúp nhà quản lý điều chỉnh bảng giá phòng cho thuê phù hợp với tỷ giá hối đoái giữa các đơn vị tiền tệ, điều chỉnh giá theo mùa (thấp-cao điểm). Ngoài ra, chức năng chương trình khuyến mại cho phép người áp dụng biểu giá ưu đãi cho một nhóm khách hàng nhất định tại một thời điểm nào đó trong năm. |
| Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) |
Phần mềm giúp người sử dụng quản lý các số điện thoại, thông tin thanh toán, tư cách thành viên, thống kê lịch sử lưu trú trong và các thông tin cá nhân khách hàng như sinh nhật và các ngày kỷ niệm... Các thông tin này phục vụ cho triển khai các kế hoạch marketing, chăm sóc khách hàng hay chương trình khách hàng trung thành... trúng đích và hiệu quả. |
| Website đặt phòng khách sạn |
Nhiều hệ thống đặt phòng khách sạn có thể cho phép đặt phòng trực tuyến từ trang web của khách sạn - một chức năng thiết yếu của khách sạn hiện đại ngày nay. |
| Tích hợp hệ thống phân phối toàn cầu (GDS) |
GDS là một mạng lưới lưu trữ thông tin về biểu giá và phòng tồn của các khách sạn, kết nối với nó bằng một hệ thống đặt phòng trung tâm. Tính năng tự động cập nhật phòng tồn, giá bán lên kênh bán hàng GDS sẽ cho phép du khách khắp nơi trên thế giới lướt web và tìm kiếm thông tin trên các hệ thống đặt phòng GDS thay vì phải truy cập vào website khách sạn của bạn để đặt phòng. Mặc dù công nghệ này đang già đi nhưng 4 hệ thống GDS lớn là Worldspan, Amadeus, Galileo và Sabre vẫn được hầu hết các khách sạn trên thế giới sử dụng.
Trong những năm gần dây, các văn phòng du lịch trực tuyến (OTA) và trang Web đặt phòng online (IDS) nổi nên như là kênh bán buôn phòng khách sạn hiệu quả, giúp giải quyết phòng tồn kho của các khách sạn trên toàn thế giới, đặc biết là các khách sạn nhỏ lẻ. Đó là trường hợp của các hệ thống đặt phòng trực tuyến tiêu biểu như booking.com, agoda.com, ở Việt Nam có mytour.vn, ivivu.com... Các thông tin về giá và hàng tồn phòng luôn được các khách sạn trên toàn thế giới cập nhật tự động lên hệ thống GDS và được các OTA và IDS khai thác như là cơ sở dữ liệu chung để đảm bảo sự thống nhất thông tin cho du khách đặt phòng online. |
Các yếu tố đáng xem xét khi mua phần mềm đặt phòng khách sạn
Nếu bạn đang trong quá trình tìm mua phần mềm đặt phòng khách sạn, đây là một vài yếu tố cần xem xét:
Chọn phần mềm phù hợp với quy mô khách sạn của bạn - phần mềm đặt phòng khách sạn trên thị trường giải quyết nhu cầu của các phân khúc khác nhau tùy theo quy mô tài sản (số lượng các khách sạn, số lượng phòng, chủng loại phòng...). Việc lựa chọn phần mềm dặt phòng được thiết kế cho các khách sạn lớn trong khi tài sản của bạn chỉ là khách sạn mini có thể làm cho quá trình đặt phòng phức tạp hơn mức cần thiết.
Xem xét khả năng tích hợp GDS - Khách sạn nên kiểm tra khả năng tích hợp với GDS của phần mềm đặt phòng khách sạn trực tuyến để để đảm bảo rằng phòng trống và bảng giá phòng được cập nhật chính xác và theo thời gian thực (real time) trên hàng ngàn các kênh bán hàng (IDS/OTA) có liên kết với hệ thống GDS.
Đánh giá khả năng dễ sử dụng - Chọn một hệ thống với một giao diện thân thiện cho bạn để giải mã và cung cấp cho thông tin khách sạn của bạn được bày bán thân thiện với các kênh bán hàng trung gian. Ngay cả khi hệ thống cho phép đặt phòng trực tuyến tốt bạn cũng nên đảm bảo giao diện người dùng (user interface) phải dễ sử dụng. Một giao diện người dùng đơn giản, trực quan có thể có ý nghĩa quyết định thành công hay thất bại đối với một giao dịch đặt phòng online.
Các xu thế thị trường đáng quan tâm
Hiện nay ngành công nghiệp khách sạn đang vật lộn với thách thức lớn nhất là duy trì nguồn doanh thu lặp lại từ các OTA/IDS. Các kênh bán phòng khách sạn trực tuyến này đã hấp dẫn du khách khắp nơi với mức giá luôn rẻ hơn so với đặt phòng trực tiếp từ các khách sạn. Do vậy bạn nên giữ những xu hướng này trong tâm trí khi so sánh các phần mềm đặt phòng khách sạn:
Ngành công nghiệp văn phòng du lịch trực tuyến. Với sự can thiệp của Internet, các cơ quan du lịch truyền thống đã không còn là sự lựa chọn ưu tiên của các hãng hàng không và khách sạn. Các đơn vị này, bây giờ có thể bán hàng trực tiếp cho du khách qua các trang web đặt phòng nhanh hơn, thuận tiện hơn, với chi phí hợp lý hơn so với kênh bán hàng đại lý truyền thống.
Các văn phòng du lịch trực tuyến (OTA) phát triển hệ thống đặt phòng trên Internet của mình và kết nối nó với cơ sở dữ liệu trung tâm của GDS. Các trang web OTA/IDS như Expedia, Agoda, Booking... tập trung vào dịch vụ phân loại theo sao, so sánh giá và phòng tồn kho để du khách lọc theo các thông số và chọn ra phòng khách sạn phù hợp với tiêu chí du lịch của mình. Thông thường các OTA thu các khách sạn một khoản phí hoa hồng từ 10-25%. Việc bỏ qua hàng triệu đô la cho hệ thống đặt phòng trực tuyến của các OTA không phải là lựa chọn duy nhất của các nhà kinh doanh khác sạn. Bằng cách phát triển một trang web đặt phòng online riêng và tăng cường chiến lược tiếp thị trực tuyến một cách hợp lý, bạn có thể lôi kéo du khách đặt phòng online trực tiếp từ trang web của khách sạn.
Công cụ tìm kiếm siêu dữ liệu. Một số trang web khác (như kayak.com và hotelscombined.com) được trang bị công cụ giúp "lục lọi" bộ máy tìm kiếm của từng OTA để mang lại cho người tìm kiếm thông tin giá cả và tồn phòng đang được cập nhật trên nhiều OTA khác nhau. Các trang web này có bộ lọc mạnh mẽ giúp người dùng sắp xếp các kết quả theo giá, xếp hạng và nhiều tiêu chí khác. Sau khi tìm ra kết quả phù hợp, các website này điều chuyển du khách đến với trang web của OTA hay của khách sạn để thực hiện việc mua cuối cùng, và tạo ra doanh thu thông qua chi phí quảng cáo và niêm yết.
